Contabilidade

Revista Mercado Edição 34 - setembro 2010

Sobre a Nota Fiscal Eletrônica

POR Evaldo Pighini/Versátil Com

Especialista esclarece dúvidas comuns sobre esse novo documento fiscal que ainda  assombra contribuintes e movimenta escritórios de contabilidade por todo o país

Criada em 2005 e válida em todos os estados brasileiros, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) chegou para desembaraçar a relação entre Fisco e contribuintes. Com a proposta de reduzir custos de impressão e aquisição do documento fiscal, permitir o acompanhamento do trânsito das mercadorias e facilitar consulta das notas pela internet, a novidade pode se tornar uma armadilha para os mais incautos. Nesse sentido, explica a especialista em implantações do Projeto Sped da Apress Consultoria Contábil (www.apress.com.br), Priscila Lima, é preciso estar por dentro de alguns detalhes como, por exemplo, que o Danfe é a representação gráfica da NF-e e que, entre outras funções, ele tem a missão de acompanhar a mercadoria em trânsito, ou que o contribuinte é responsável pela guarda da nota fiscal em formato eletrônico por, no mínimo, cinco anos.
Então, para evitar que o benefício se transforme em dor de cabeça, a especialista em Nota Fiscal Eletrônica criou uma lista com 13 dicas sobre o tema, descrita a seguir:

Priscila Lima é especialista em implantações de Projeto Sped

1 O Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal) NÃO é a Nota Fiscal Eletrônica – Ele é a representação gráfica da NF-e e tem as seguintes funções: acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.); conter a Chave de Acesso, composta por 44 números, para consulta das informações da NF-e; e auxiliar na escrituração das operações documentadas por Nota Fiscal Eletrônica.

2 Já ouviu falar do XML? – A Nota Fiscal Eletrônica é o arquivo popularmente chamado de arquivo XML. O contribuinte emissor de NF-e é responsável pela sua guarda por, no mínimo, cinco anos. Por isso, pesquise e adote sistemas eficientes e confiáveis de backup.

3 Além de armazenar o XML por cinco anos, o contribuinte deve sempre verificar se o arquivo gerado é válido, pois, pelo conceito da NF-e, a validade do documento é garantida pela assinatura digital. Não se esqueça de verificar se a assinatura digital – tecnologia que garante a integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos – é válida. Se não for, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica esteja autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e poderá sofrer consequências – uma vez que ele é responsável pela guarda do documento por cinco anos, como já foi dito.

4 Alerta – Fique atento à segurança de seu Certificado Digital. Existem dois tipos de certificados válidos para assinar a NF-e: o E-CNPJ, que além de assinar a Nota Fiscal Eletrônica dá acesso a diversos serviços na Receita Federal; e o E-NFe, que só permite assinar a NF-e.
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Fique atento à segurança de seu Certificado Digital. Existem dois tipos de certificados válidos para assinar a NF-e: o E-CNPJ, que além de assinar a Nota Fiscal Eletrônica dá acesso a diversos serviços na Receita Federal; e o E-NFe, que só permite assinar a NF-e

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5 Dispensa de emissão de NF-e – No caso da legislação de São Paulo, de acordo com a Portaria CAT 162/2008, há alguns casos em que o contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e. Por exemplo, nos casos da venda fora do estabelecimento, desde que na remessa e no retorno da mercadoria sejam expedidas Nota Fiscais Eletrônicas, estas vendas podem ser emitidas em papel, nos modelos 1 ou 1A. Quando ocorrerem estes casos, o contribuinte deverá preencher o campo Informações Complementares com a descrição “Dispensado de emissão de NF-e – PCAT 162/2008 – artigo 7º – Hipótese ‘__” e demais informações, dependendo da hipótese de dispensa.

6 Você faz? Informe à Sefaz – Toda e qualquer movimentação que envolva Nota Fiscal Eletrônica deve ser autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem do contribuinte. Em suma, para emitir, cancelar ou inutilizar a NF-e, o arquivo deve ser transmitido para a secretaria, pois, sem a autorização deste órgão, o documento não tem validade.

7 Negativo – Se a nota fiscal for rejeitada pela Sefaz, independentemente do erro apontado, ela não fica armazenada no banco de dados do órgão. Caso isso ocorra, o contribuinte deve corrigir o documento e retransmiti-lo para que a Secretaria o autorize. Importante: caso a nota rejeitada não seja retificada e retransmitida, sua numeração não constará na base de dados da Sefaz e deverá ser inutilizada por quebra de sequência.
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Caso a nota rejeitada não seja retificada e retransmitida, sua numeração não constará na base de dados da Sefaz e deverá ser inutilizada por quebra de sequência

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8 De olho nas datas – Atualmente, o prazo para cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica é de até 168 horas após sua autorização. A partir de 1° de janeiro de 2011, o período será reduzido para 24 horas. No caso do estado de São Paulo, a partir da Portaria CAT 123/10, será recebido fora do prazo regulamentar o pedido de cancelamento da NF-e, com data de autorização em até 744 horas (31 dias). Porém, vale ressaltar que o contribuinte está suscetível à multa, de acordo com o Regulamento do ICMS (RICMS).

9 Cuidado com o “autocompletar” – A Nota Fiscal Eletrônica não poderá ser cancelada quando ocorrer a saída da mercadoria. Muitos softwares emissores no mercado preenchem automaticamente a data de saída na nota. Ou seja, mesmo que a mercadoria não tenha saído de fato, o documento não poderá ser cancelado, pois, para o Fisco, a data preenchida corresponde àquela em que o produto transitou. Logo, o contribuinte deverá adotar outros procedimentos em vez do cancelamento, como, por exemplo, providenciar a nota de devolução.

10 Não é obrigatório – O preenchimento do campo “data de saída/entrada” não é obrigatório para que a NF-e seja validada. O programa emissor pode deixar esse campo em branco, mas é importante que quando a mercadoria sair da empresa ela esteja devidamente descrita no Danfe.

11 É obrigatório – Fique atento a outras obrigatoriedades fiscais além da emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Muitas empresas, por exemplo, são obrigadas à geração do arquivo Sintegra (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços), que deve conter tanto as notas fiscais de emissão própria quanto as de compra de mercadorias ou produtos.
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Observe bem à outras obrigatoriedades fiscais além da emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Muitas empresas, por exemplo, são obrigadas à geração do arquivo Sintegra, que deve conter tanto as notas fiscais de emissão própria quanto de compra de mercadorias ou produtos

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12 Aliás, parte II – Muitos softwares emissores têm apenas as funcionalidades para emitir a NF-e e não oferecem outros módulos, como controle de estoque e a geração do arquivo Sintegra, por exemplo. Não se engane com slogans de soluções completas; peça ajuda ao contador antes de contratar um software emissor.

13 Por último – Quando acontecerem problemas que o impeçam de emitir a NF-e, existem soluções de contingência, como Scan (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), Dpec (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) e Formulário de Segurança. A opção por uma dessas soluções depende do problema que impede a autorização da NF-e. Nos casos em que não há conectividade à internet, a única opção é o Formulário de Segurança, que deverá ser comprado apenas em gráficas credenciadas pelo Fisco – em Uberlândia, assim como em todo o estado de Minas Gerais, por exemplo, essa relação pode ser consultada pela internet por meio do site http://www4.fazenda.mg.gov.br/faleconoscoservico/ e do email centraldeatendimento@fazenda.mg.gov.br, ou ainda pelo telefone (31) 3303-7999. Já em São Paulo, a relação das gráficas está disponível no http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe ou telefone (11) 3243-3400; para Goiás, pelo telefone (62) 3269-2000 ou http://www.sefaz.go.gov.br/; e para o Distrito Federal por meio do http://www.fazenda.df.gov.br/ e agrem@fazenda.df.gov.br, 0800 644 0156 para ligações interurbanas e 156 para moradores de Brasília e cidades satélites.