Administração

Revista Mercado Edição 41 - abril 2011

Outsourcing: afinal, o que é isso?

POR Raquel Esteves (Plim)

Augusto Gomes, da Royall Group, para quem a essência do outsourcing está em colocar foco naquilo que se faz melhor do que a concorrência e deixar que especialistas cuidem do restante

Termo que está em evidência e conceito cada vez mais popular no meio corporativo, a definição de “outsourcing” costuma gerar confusão. Geralmente, e de maneira errada, é traduzido como “terceirização”. Convém, então, e antes de tudo, diferenciar uma coisa e outra.
De acordo com Augusto Gomes, diretor do Royall Group, empresa especializada em Outsourcing Integrado nas áreas de Vendas e Marketing, Recursos Humanos e T.I, por terceirização entendem-se atividades mais rotineiras, de menor valor percebido, aquelas geralmente mais distantes hierarquicamente do “core business” (a “vocação” da empresa). Mas, que atividades são essas? Limpeza, segurança, transporte, logística são bons exemplos. Enfim, atividades que, embora importantes operacionalmente, influem pouco nos aspectos estratégicos e até comerciais de uma empresa.
Já o outsourcing, segundo Gomes, em sua essência também é uma terceirização, contudo, terceirização estratégica de áreas-chave para o “core business”, muitas das quais inimagináveis há até pouco tempo: controle financeiro, força de vendas, sistemas de informação, prospecção e TI. “Que tal colocar seu foco naquilo que você faz melhor que sua concorrência e deixar que especialistas cuidem do restante? Essa é justamente a melhor definição para o outsourcing. Como principais vantagens, podemos citar a redução de custos e o aumento geral da produtividade”, explica o especialista em outsourcing.

“Vive-se atualmente um “boom” do outsourcing. Desnecessário dizer que esse fato contribui para uma queda qualitativa na atividade, afetando diretamente empresas sérias cujo core business é, justamente, a prestação profissional de serviços de outsourcing”

Com o aumento exponencial da competitividade nos mais variados mercados, as empresas, independentemente do porte, se viram obrigadas a repensar seu modelo de negócios e, consequentemente, a adaptar suas estruturas internas a essa nova realidade. Há cada vez mais especialistas no mercado à disposição para resolver todo e qualquer tipo de problema que o empresário e sua empresa possam ter. “Vive-se atualmente um “boom” do outsourcing. Desnecessário dizer que esse fato contribui para uma queda qualitativa na atividade, afetando diretamente empresas sérias cujo core business (de novo o termo) é, justamente, a prestação profissional de serviços de outsourcing”, explica.
Então, como e quando decidir transferir áreas-chave de sua empresa para quem realmente entende do assunto? Como saber se suas necessidades serão supridas por profissionais realmente competentes, e não por “aventureiros do mundo do outsourcing”? Para conseguir respostas para essas perguntas, Carlos Gomes aconselha considerar os seguintes aspectos:
- Identificar e avaliar as oportunidades: saber quais são os processos críticos da empresa, ou seja, aqueles que devem obrigatoriamente ser conduzidos pela organização, e quais não são vitais para seu sucesso. Uma vez identificadas as competências-chave da empresa (aquilo que realmente “fazem bem feito”), todas as demais atividades são candidatas ao outsourcing. É preciso definir exatamente o cenário atual e alinhar as expectativas futuras da empresa ao cenário do outsourcing.
- Selecionar o fornecedor: saber separar o joio do trigo, afinal, existem muitas empresas que oferecem “terceirização” de serviços. Como em qualquer caso, devem-se buscar referências antes de contratar. Indicações de amigos e parceiros já atendidos são um ótimo parâmetro. Reportagens na mídia sobre empresas de destaque no setor também são excelentes como referência no processo de escolha.
- Preparar a transição: caso o departamento a ser transferido para o outsourcing já exista em uma empresa, deve-se programar essa transição de maneira ordenada e antecipada. Identificar quais são os colaboradores e talentos humanos que podem migrar para outros departamentos, por exemplo. Comunicar as equipes com antecipação, mostrando os aspectos positivos que as mudanças terão para o desempenho de todos.
- Acompanhar o desempenho continuamente: avaliar se o desempenho do prestador de outsourcing está de acordo com suas expectativas e, acima de tudo, se está perfeitamente alinhado com os índices de resultados e excelência acordados em contrato. É natural que haja ajustes no decorrer dos processos, em especial no início de uma operação. Contudo, resultados negativos recorrentes e desvios graves dos termos acordados são sinais de que medidas corretivas mais urgentes precisam ser tomadas. Nessa fase, a melhoria contínua dos processos entre as partes deve ser o principal objetivo a ser atingido.
Para Gomes, é interessante ainda destacar que o outsourcing deve ser sempre encarado como uma parceria estratégica efetiva entre a empresa contratante e a contratada. De início, os níveis hierárquicos mais elevados devem envolver-se diretamente nos processos e, gradualmente, podem passar a delegar funções de intermediação estratégica aos gestores responsáveis por cada área. Ainda nesse caso, uma transição gradual e ordenada também é muito recomendada.
Sobre as áreas passíveis de outsourcing, ele destaca: Planejamento Estratégico – pois, afinal, “a melhor estratégia do mundo pode ser desperdiçada se não houver pessoal com conhecimento e envolvimento necessários à sua execução” -, Marketing e Vendas, Recursos Humanos e Informática e TI. Sobre essa última, Gomes acrescenta que “a gestão de equipamentos complexos, a consolidação de base de dados e, claro, a assistência técnica permanente de sua área de informática certamente são algo que deve ser delegado a profissionais exclusivamente dedicados”.
Para finalizar, o especialista acrescenta que, muito mais do que uma simples terceirização, o outsourcing deve ser visto como um processo de transformação estratégica. “Concentre-se naquilo que faz melhor e entregue o restante a especialistas. Sua empresa agradece”, aconselha.